Die „Dauerrechnung“ – also ein Vertrag, der dauerhaft als Rechnungsgrundlage dient – ist in vielen Branchen gang und gäbe. Beispiele sind Miet- oder Wartungsverträge, Software-Abonnements oder Energieverträge mit regelmäßigen Zahlungen. Mit der E‑Rechnungspflicht kommen auf solche Dauerschuldverhältnisse neue Anforderungen zu.

Das Prinzip Dauerrechnung:
In Dauerschuldverhältnissen vereinbaren zwei Parteien (z. B. Vermieter und Mieter) die regelmäßige Zahlung eines gleichbleibenden Betrags. Stimmt der Vertrag mit den gesetzlichen Pflichtangaben für eine Rechnung überein – etwa Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Betrag und Umsatzsteuer –, kann er als Dauerrechnung dienen. Das bedeutet: Der Vertrag selbst zählt als Rechnungsdokument; der Zahlungsempfänger muss nicht jeden Monat eine neue Rechnung ausstellen. Das spart Aufwand, und der Zahlungspflichtige kann trotzdem seinen Vorsteuerabzug anhand des Vertrags geltend machen.

Was ändert sich durch die E‑Rechnungspflicht?
Ab 1. Januar 2027 müssen alle neu abgeschlossenen Dauerverträge (zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands) mit einer E‑Rechnung hinterlegt werden. Dabei reicht es, einmalig zu Beginn des Vertrags eine elektronische Rechnung für den ersten Abrechnungszeitraum zu erstellen. Diese digitale Rechnung – zum Beispiel im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format – enthält dann alle relevanten Daten (inklusive Kennzeichnung des Vertrags und des abgerechneten Zeitraums) und dient während der gesamten Vertragslaufzeit als gültiger Rechnungsbeleg. Weitere periodische Rechnungen sind nicht nötig und entfallen, solange sich der Vertrag nicht ändert. So können Unternehmen ihre Vertragsabrechnung einfacher automatisieren und die E-Rechnung als Dauerlösung nutzen.

Ausnahmen & Anpassungsbedarf:
Bestehende Dauerverträge (die vor 2027 geschlossen wurden) sind von dieser neuen Vorschrift ausgenommen – man muss also für laufende Verträge keine nachträglichen E-Rechnungen ausstellen. Kleinunternehmen (Jahresumsatz bis 800.000 €) haben zudem Zeit bis Ende 2027, um sich umzustellen; ab 2028 müssen aber auch sie bei Dauerschuldverhältnissen das E‑Rechnungsformat nutzen. Achtung bei Änderungen: Wenn sich während des Vertrags die Zahlungsbeträge oder andere Rechnungsangaben ändern (z. B. eine Mieterhöhung oder eine geänderte Laufzeit), ist eine neue E‑Rechnung erforderlich. Das stellt sicher, dass auch das Finanzamt über geänderte Umsätze digital informiert wird.

Praktischer Ausblick:
Unternehmen sollten rechtzeitig ihre Dauerschuldverträge prüfen: Sind alle Pflichtangaben enthalten? Lässt sich daraus eine initiale E‑Rechnung erstellen? Im Zweifel lohnt es sich, Verträge digital anzureichern (z. B. mit einem Anhängedokument oder Hinweis im E‑Rechnungsdatensatz). So kann auch die Phase nach 2027 entspannt gelingen – und Dauerrechnungen bleiben ein praktisches Instrument, auch in einer Welt der elektronischen Rechnungsstellung.